HÅNDTERING AF PERSONDATA

Lokalhistorisk Forening for Kegnæs Sogn
Nørre Landevej 59
6470 Sydals
CVR-nr. 38287613

 

Håndtering af Persondata

For Lokalhistorisk Forening for Kegnæs Sogn gælder følgende underemner:

  • Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
  • Medlemslister, Referater fra møder
  • E-mails
  • Skriftlige tilsagn
  • Hjemmeside- kegnaeslokalakriv.dk

For Lokalhistorisk Arkiv for Kegnæs Sogn gælder efterfølgende underemner:

  • Modtagelseserklæring
  • Arkibas
  • Dataansvarlig / databehandleraftale

Sammenfattende oversigt over følgende emner:

  • Håndtering af persondata
  • Tilgængelighed og
  • Ophavsret

 

Lokalhistorisk Forening for Kegnæs Sogn

Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
Navne, adresser og telefonnumre er tilgængelige via hjemmesiden.
Ved fratræden slettes medlemmets navn og adresse fra medlemslisten.

Medlemslister
Foreningens medlemslister á jourføres årligt i august måned, når medlemmet har givet tilsagn om at fortsætte sit medlemsskab og har indbetalt sit kontingent til et af foreningens bestyrelsesmedlemmer.
Listerne indeholder navn, adresse samt eventuelt e-mailadresse på medlemmerne.
Ved udmelding slettes medlemmets navn, adresse og e-mailadresse fra medlemslisten.
Listerne er tilgængelige for bestyrelsesmedlemmerne.
Listerne er ikke tilgængelige for offentligheden.

Referater fra møder
Referater fra bestyrelsesmøder er tilgængelige for bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Udsendes via e-mail. Kan indeholde navne og adresser samt evt. stillingsbetegnelser. Må ikke offentliggøres.
Referater fra generalforsamling offentliggøres på foreningens hjemmeside.

E-mails
Indkomne e-mails er tilgængelige på Arkivet samt eksternt for arkivleder og hjemmesideredaktør.
Hvis e-mails sendes til flere, dog ikke bestyrelsesmedlemmer, -suppleanter samt arkivmedhjælpere, bruges funktionen "bbc", så kun eget navn fremgår af e-mailen.

Skriftlige tilsagn
Skriftlige tilsagn foreligger på Modtagelseserklæringer, referater fra bestyrelsesmøder samt generalforsamlinger.
Ordstyrerens underskrift foreligger på referat fra generalforsamlinger fra og med 2019.

Hjemmeside - kegnaeslokalarkiv.dk
Personskildringer med navn og billeder offentliggøres, hvis accept er indhentet af pågældende selv eller evt. nærmeste pårørende, såfremt denne ikke er omfattet af Arkivloven.
Billeder af deltagere i foredrag, udflugter o.l., offentliggøres på hjemmesiden. Fjernes eller sløres på anmodning.

 

Lokalhistorisk Arkiv for Kegnæs Sogn

Modtagelseserklæring
Når der afleveres arkivalier til det lokalhistoriske arkiv, udfyldes en modtagelseserklæring med beskrivelse af hvert af de afleverede arkivalier samt giverens navn, adresse, telefonnummer og emailadresse.
Giveren orienteres om, hvad modtagelseserklæringen bruges til, før giveren skriver under på denne.
Modtagelseserklæringen opbevares i ringbind mrk. dette som dokumentation for det afleverede materiale.
Modtagelseserklæringen kan uploades til den Arkibas-journal, der efterfølgende bliver udarbejdet for den pågældende indlevering.
Modtagelseserklæringen og Arkibas-journalen er ikke tilgængelige for offentligheden.

Arkibas
Arkivloven tilstræbes overholdt jvf. vejledningen "Billeder på Arkiv.dk - hvad siger reglerne?".
Gælder for både billeder og dokumenter.
Navne på personer på billeder, taget efter 1970, publiceres ikke, med mindre der er tilsagn fra samtlige personer på billedet. Gælder fx skolebilleder og konfirmationsbilleder (religiøse forhold).
Ved henvendelse om billede, som ikke ønskes publiceret, fjernes dette.
Se også punkterne "Ophavsret" og "Tilgængelighed".

Dataansvarlig/databehandleraftale
Hovedaftalen omhandlende Licensaftale underskrives af formanden for SKLA.
Databehandleraftale underskrives af den ansvarilige i Arkibas, Vejle. Kopi er i ringbind med referater?
Dataansvarlig er arkivlederen, som bekræfter dette med sin underskrift. Kopi er i ringbind med referater.
Den enkelte er dog ansvarlig for eget arbejde, herunder modtagelse, bearbejdning og opbevaring af arkivalier, hvad enten dette er fysisk eller på Internettet.

Oversigt

Håndtering af persondata
Persondataloven gælder for levende personer samt personer, der er døde inden for de seneste 10 år.
Afveje hensyn til samfundet henhldsvis den registrerede. Overveje formålet.

Almindelige persondata Persondata med højere grad af beskyttelse
Nulevende Kan offentliggøres, dog har personen indsigelsesret Kun med udtrykkeligt
samtykke eller allerede
offentlige oplysninger
Afdøde Ingen begrænsning Kan offentliggøres 10 år efter personens død

 

Tilgængelighed

Døds- og begravelsesregistre 10 år efter dødsfaldet
Arkivalier, der er skabt af den offentlige sektor og domstole Efter 20 år
Arkivalier, som indeholder myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres. Almindeligvis efter 50 år
Folkekirkens og de anerkendte trossamfunds ministerialbøger, sønderjyske personregistre og borgerlige ægteskabsbøger Efter 50 år
Arkivalier, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private og økonomiske forhold Efter 75 år

 

Ophavsret

Originale tekster 70 år efter forfatterens død, dvs. ophavsretten er hos arvingerne.
Billeder/værk med originalitet 70 år efter professionel fotografs død.
Billeder/amatørfotos 50 år efter fotograferingen, i praksis alle billeder før 1970.
Samlinger, lister, registre, telefonbøger 15 år

 

Godkendt 02.12.2019