Vi håndterer persondata således:

Medlemslister
Foreningens medlemslister ájourføres årligt i maj måned, når medlemmet har givet tilsagn om at fortsætte sit medlemsskab og har indbetalt sit kontingent til et af foreningens bestyrelsesmedlemmer.
Listerne indeholder navn og adresse på medlemmerne.
Listerne er tilgængelige for bestyrelsesmedlemmerne.
Listerne er ikke tilgængelige for offentligheden.
Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter:
Navne, adresser og telefonnumre er tilgængelige via hjemmesiden.

Modtagelsesblanketter
Når der afleveres arkivalier til det lokalhistoriske arkiv, udfyldes en modtagelsesblanket med de afleverede arkivalier samt giverens navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
Giveren orienteres om, hvad modtagelsessedlen bruges til og skriver under på denne.
Modtagelsessedlen opbevares på Lokalhistorisk arkiv som dokumentation for afleveret materiale.
Modtagelsessedlen kan uploades til Arkibas-journalen.
Modtagelsessedlen er ikke tilgængelig for offentligheden.

Referater fra møder
Referater fra bestyrelsesmøder er tilgængelige for bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Referater udsendes via e-mail samt læses via kodeord på Hjemmesiden. Kan indeholde navne og adresser samt evt. stillingsbetegnelser.
Referater fra generalforsamling offentliggøres på foreningens hjemmeside.

Hjemmeside – kegnaeslokalarkiv.dk 
Personskildringer med navn og billeder offentliggøres kun, hvis accept er indhentet af pågældende selv eller evt. nærmeste pårørende, såfremt denne ikke er omfattet af Arkivloven.

E-mails
E-mails er tilgængelige på Lokalarkivet samt eksternt for arkivleder og hjemmesideredaktør.

Arkibas
Arkivloven tilstræbes overholdt, jfr. vejledningen “Billeder på Arkiv.dk – hvad siger reglerne?”, se Vejledning fra Danske arkiver.
Navne på personer på billeder, taget efter 1970, publiceres ikke, med mindre der er tilsagn fra samtlige personer på billedet.
Gælder fx konfirmationsbilleder pga. religiøse forhold.
Ved henvendelse om billede, som ikke ønskes publiceret, fjernes det, mens sagen undersøges

Skriftlige tilsagn
Foreligger på Modtagelsesblanketter, samt underskrift på referater fra bestyrelsesmøder og generalforsamlinger.